Transcription d'une réunion Teams : gratuit ou avec Copilot ?

Transcrire une réunion Teams ne demande, dans la plupart des cas, aucun outil tiers ni licence supplémentaire : la fonction est intégrée et s'active par un administrateur. Le résumé automatique et les actions à faire, eux, dépendent d'une licence Teams Premium ou Microsoft 365 Copilot, dont le coût et le périmètre exact sont détaillés ci-dessous à partir de la documentation Microsoft.

Comment activer la transcription dans Teams ?

La transcription en direct se pilote depuis les stratégies de réunion du centre d'administration Teams, où l'administrateur bascule un interrupteur « Transcription » sur Activé, réglage par défaut sur les nouvelles stratégies. L'organisateur et la personne qui démarre l'enregistrement doivent tous les deux avoir cette stratégie activée pour que la transcription fonctionne.

Concrètement, un administrateur se rend dans Réunions puis Stratégies de réunion, sélectionne la stratégie globale ou une stratégie personnalisée, puis active le paramètre Transcription avant de l'enregistrer et de l'assigner aux utilisateurs ou aux groupes concernés^[1]. Côté utilisateur, il suffit ensuite, pendant la réunion, d'ouvrir le menu Plus d'options et de choisir Démarrer la transcription. Teams prend en charge la transcription en direct dans une longue liste de langues qui inclut le français (France) et le français (Canada), aux côtés de l'anglais, l'allemand, l'espagnol et une cinquantaine d'autres variantes linguistiques^[1]. Un réglage identique existe pour les webinaires jusqu'à 1 000 participants et pour les événements optimisés pour un large public, chacun avec sa propre stratégie à activer côté administrateur^[1].

La transcription Teams est-elle gratuite ou nécessite-t-elle une licence ?

La transcription brute en direct ne nécessite pas de licence payante distincte : elle dépend uniquement d'une stratégie de réunion à activer par un administrateur Teams. En revanche, la traduction de cette transcription dans une autre langue que celle parlée en réunion, dite transcription traduite en direct, est réservée aux organisateurs disposant d'une licence Teams Premium.

Cette distinction change concrètement l'expérience des participants. Sans Teams Premium, chacun lit la transcription dans la langue effectivement parlée pendant la réunion, sans option de traduction. Avec Teams Premium, l'organisateur peut proposer jusqu'à dix langues de traduction lors d'un événement optimisé pour un large public, contre six langues sans cette licence^[1]. La transcription elle-même reste stockée avec l'enregistrement de la réunion dans OneDrive ou SharePoint, et le lien vers le fichier peut se rompre si la vidéo est copiée à l'intérieur du même site OneDrive ou SharePoint^[1].

Que fait Copilot dans Teams en plus de la transcription ?

Copilot ajoute au-dessus de la transcription un résumé généré par IA, une liste de tâches recommandées, des chapitres par sujet et, en préversion publique, un récap audio façon podcast et une traduction du résumé dans la langue de chaque participant. Ces fonctions, regroupées sous le nom de récupération intelligente (Intelligent Recap), nécessitent une licence Teams Premium ou Microsoft Copilot.

Le récap audio fait exception et exige spécifiquement une licence Copilot, à la différence des autres fonctions^[2]. Selon la documentation Microsoft, la récupération intelligente fournit après la réunion des notes IA, des tâches recommandées, des marqueurs personnalisés indiquant quand l'utilisateur a été mentionné ou a rejoint l'appel, des marqueurs par intervenant, un découpage en chapitres et en sujets, un récap audio résumant plusieurs réunions, et un récap vidéo composé de courts extraits commentés^[2]. Le récap vidéo suppose que la réunion dure au moins dix minutes et qu'elle ait été à la fois enregistrée et transcrite ; une réunion seulement transcrite, sans enregistrement vidéo, ne génère pas de récap vidéo^[2]. La fonction de récap multilingue, qui traduit automatiquement le résumé dans la langue choisie par chaque participant dont le français, reste en préversion publique à la date de rédaction et ne couvre pas les événements optimisés pour un large public^[2]. Pour une équipe qui a aussi besoin de couvrir des réunions Zoom ou Google Meet en dehors de Teams, le comparatif des meilleurs outils de compte rendu de réunion IA (comparatif des meilleurs outils de compte rendu de réunion IA) situe Copilot face à des alternatives comme tl;dv ou Fireflies.

Combien coûte Copilot pour Microsoft 365 ?

L'add-on Microsoft 365 Copilot Enterprise coûte 30 dollars par utilisateur par mois en engagement annuel et nécessite une licence Microsoft 365 E3, E5, Business Standard ou Business Premium existante. Pour les petites structures, un tarif promotionnel Microsoft 365 Copilot Business est proposé à 18 dollars par utilisateur par mois jusqu'à fin juin 2026, avant de repasser à 21 dollars.

Ce prix s'ajoute dans tous les cas au coût de la licence Microsoft 365 de base : Copilot n'est vendu par Microsoft ni comme un produit autonome, ni en dessous de ces paliers^[3]. À titre de comparaison, un plan Business chez tl;dv coûte 29 euros par utilisateur par mois en annuel^[7] et le plan Business de Fireflies 19 dollars en annuel^[8], deux montants à mettre en regard du coût cumulé d'une licence Microsoft 365 plus l'add-on Copilot avant de trancher entre solution native et outil tiers.

Comment exporter la transcription en Word ?

Une fois la réunion terminée, la transcription est disponible dans l'onglet Récap de la conversation de la réunion, avec un bouton de téléchargement qui propose directement un export au format .docx ou .vtt. Par défaut, seuls l'organisateur et les co-organisateurs de la réunion peuvent télécharger ce fichier.

La procédure documentée par Microsoft se déroule en quatre étapes : ouvrir l'icône Conversation dans Teams, sélectionner la conversation de la réunion passée, choisir Récap puis Transcription, et enfin cliquer sur la flèche déroulante à côté du bouton Télécharger pour choisir le type de fichier voulu^[4]. Le format .docx s'ouvre directement dans Word avec le texte de la transcription, tandis que le format .vtt conserve les horodatages, utile pour resynchroniser le texte avec une vidéo. Un administrateur peut étendre ces autorisations de téléchargement à d'autres participants via les paramètres de Stream, mais ce n'est pas le comportement par défaut^[4].

Faut-il prévenir les participants ?

Oui. La CNIL considère qu'enregistrer ou transcrire une réunion professionnelle impose d'informer les participants avant le déclenchement du dispositif, sur son existence, sa finalité, sa base légale, ses destinataires et sa durée de conservation, que la réunion se tienne en présentiel ou en visioconférence.

Cette obligation d'information ne se limite pas dans tous les cas à cocher une case anonyme : la CNIL cite l'identité du responsable de traitement, la finalité poursuivie, la base légale retenue, les destinataires des données et la durée de conservation parmi les informations à porter à la connaissance des personnes concernées, en s'appuyant par analogie sur ses recommandations relatives à l'écoute et l'enregistrement des appels au travail^[5]. Sur la durée de conservation, la CNIL recommande de ne pas dépasser six mois pour l'enregistrement brut sauf texte légal imposant davantage, l'entreprise pouvant ensuite garder plus longtemps le seul compte rendu écrit qui en résulte^[5]. Dans Teams, le bandeau qui s'affiche automatiquement à tous les participants au démarrage de la transcription ou de l'enregistrement remplit une partie de cette obligation d'information, mais ne dispense pas l'organisateur de préciser la finalité et la durée de conservation dans l'invitation ou en début de réunion. Pour les outils tiers qui rejoignent la réunion comme un bot supplémentaire, la CNIL recommande par ailleurs de vérifier les conditions d'utilisation et l'absence de réutilisation des données à d'autres fins que celles annoncées^[6], un point détaillé dans l'article sur les outils de transcription conformes RGPD hébergés en Europe (outils de transcription conformes RGPD hébergés en Europe).